Organiser Arbre Noel Entreprise : en 7 étapes

Introduction

Avant de commencer cet article sur comment organiser un arbre de Noël d’entreprise (Organiser arbre de noel entreprise), il est crucial d’en comprendre d’abord ses enjeux. Moment privilégié regroupant dans une atmosphère festive l’ensemble des salariés avec pour la plupart du temps les enfants de ces derniers, l’arbre de Noël d’une entreprise est un moment unique à préparer avec soin. En tant que traiteur événementiel à Paris, nous en avons organisé de toutes tailles et de toutes sortes. Face aux questions et incertitudes de certains de nos clients, nous avons choisi d’écrire cet article en espérant qu’il vous aidera à organiser au mieux votre arbre de Noël d’entreprise !

1) Bien préparer son arbre de noel d’entreprise

Voici une liste des questions à se poser avant de même de connaître quoi que ce soit de votre arbre de Noël d’entreprise :

a. Enfant ou non ?

Souhaitez-vous ou non que les enfants des salariés soient présents ? Cet élément est absolument clé, car il aura un impact sur de très nombreux points comme la date, le moment de la journée, les animations potentielles

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b. Combien de convives ?

Combien de convives seront présentes ? (N’oubliez pas de compter les enfants !)

  • Pour une soirée entre 50 & 100 personnes, avec animations, thème etc, nous conseillons sa préparation dès juin
  • Pour une soirée de plus de 100 personnes, avec animations, enfants etc, nous conseillons le plus tôt possible.

c. A quel moment de la journée ?

En fonction de si les enfants sont conviés ou non, à quel moment de la journée souhaitez-vous organiser votre arbre de Noël d’entreprise ?

  • Toute la journée (Des activités sont prévues pour occuper les enfants pendant que les parents travaillent. Les enfants peuvent ainsi découvrir sous un autre angle l’entreprise des parents ! Les adultes les rejoignent sur place après le travail.)
  • Lors d’un goûter (Simple à organiser & économique.)
  • Lors d’un cocktail dînatoire (Après le travail, les parents laissent leurs enfants auprès des animateurs spécialisés qui ont prévu toutes sortes d’activité pour eux. En parallèle, les adultes échangent, discutent ou assistent à une présentation de l’entreprise. (entre 18h00 – 22h00))
  • De toute une soirée ! (C’est la même chose que le point précédent, sauf qu’à partir d’une certaine heure, les enfants vont se coucher dans une salle annexe pendant que les parents s’amusent lors de la fête ! Plus demandant en termes d’organisation et plus coûteux, vous offrez ici à vos salariés une soirée inoubliable.)

En outre, si vous souhaitez incorporer l’arbre de Noël à la démarche RSE globale de votre entreprise, nous avons à ce sujet écrit un article « Qu’est-ce que l’événementiel responsable », qui vous donnera des conseils sur comment organiser un événement éco-responsable ( :

2) Choisir la date – Organiser arbre de noel entreprise

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La plupart des arbres de Noël d’entreprise sont organisés entre la dernière semaine de novembre et le 3ème week-end de décembre.

En ce qui concerne le jour, tout dépend de la présence des enfants !

    • Si les enfants sont conviés, peut-être qu’un mercredi ou un samedi serait idéal ?
    • En fin de semaine, de 16h à 19h pour organiser un goûter et des activités de Noël dans votre entreprise.

3) Définir le budget – Organiser arbre de noel entreprise

Cet élément est évidemment clé ! Alors malheureusement ici, on ne peut pas trop vous aider puisque le budget de l’arbre de Noël d’entreprise dépend bien évidemment de votre structure. Toutefois, nous avons souhaité le préciser ici puisqu’il faut toujours bien le garder en tête.

Attention, le budget de l’organisation de votre arbre de Noël d’entreprise devra couvrir les éléments suivants :

      • Location de salle
      • Traiteur & service traiteur
      • Location de matériel (Luminaires, décorations, tables, nappes, écran, projecteur pour présentations, vestiaire, système de son)
      • Employés pour vérifier les invitations & le dépôt des affaires aux vestiaires.
      • Animation (borne de photos, maquillage pour enfants, spectacle avec père Noël…)
      • Cadeaux pour enfants
      • DJ
      • Animateurs pour surveiller et faire des activités avec les enfants
      • Budget pour l’animation des activités pour enfants

4) Définir l’objectif, le thème – Organiser arbre de noel d’entreprise

On vous entend déjà penser, mais le thème n’est-il pas Noël ? Bien sûr que si ! Mais de plus en plus d’entreprises utilisent ce moment de rassemblement pour promouvoir une valeur, un engagement ou autre accomplissement de la structure !

Votre entreprise a mené une politique RSE de fond cette année ou prévoit de le faire l’année prochaine ? Pourquoi ne pas mettre le paquet sur l’aspect éco-responsable ? A ce sujet, nous avons écrit un article « Organiser un arbre de Noël d’entreprise responsable » si vous voulez en savoir plus !

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Votre objectif que certains qualifient de « thème » va influencer évidemment votre choix du lieu, de traiteur et de partenaires pour l’événement.

5) Le lieu – Organiser arbre de noel d’entreprise

En fonction du nombre de convives total (en comptant les enfants), pouvez-vous organiser votre arbre de Noël sur le lieu de travail ou bien vous faut-il réserver une salle ? En outre, avez-vous le budget pour réserver une salle adéquate pour votre événement ?

Les questions à se poser lors de la réservation d’une salle :

      • Quelle est la capacité de la salle ? (Attention au piège « debout & assis » puisque ce ne sont pas les mêmes demandes !)
      • A quel point la salle est-elle facile d’accès ?
      • Quels sont les heures de disponibilités de la salle ? Particulièrement en ville, certaines salles ferment assez « tôt » pour limiter les nuisances sonores.
      • Quel matériel y-a-t-il sur place ?

 Petits conseils :

      • Choisissez plutôt une salle dans laquelle le traiteur n’est pas imposé. Cela vous donnera plus de flexibilité en matière de prix, d’éthique de traiteurs, de régimes alimentaires ou tout simplement de goût !
      • Pensez à bien regarder le système d’assurance de votre entreprise et celle de la salle que vous convoitez.

6) Traiteur & Arbre de Noël

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Le choix du traiteur est évidemment crucial pour l’organisation d’un arbre de Noël d’entreprise. Notre conseil : choisissez votre traiteur en fonction de l’objectif de votre arbre de Noël d’entreprise.

 

Pour continuer l’exemple cité précédemment, si votre objectif est de promouvoir l’investissement de fond en matière RSE de votre entreprise, choisissez ainsi un traiteur éco-responsable ! Si vous avez besoin de conseils à ce sujet, nous avons écrit un autre article : « Traiteur éco-responsable départager le vrai du faux ».

Un autre conseil consiste évidemment à demander des devis à plusieurs traiteurs événementiels. Dans le cas où vous n’auriez pas beaucoup de temps devant vous, nous avons rédigé un article regroupant le détail des « briefs » à envoyer aux traiteurs. Cela vous permettra de gagner du temps et d’éviter de faire de multiples allers-retours dès le début : « Obtenir un devis traiteur : Toutes les informations à donner impérativement »

7) La location de matériel – organiser arbre de noel entreprise

En fonction de ce que propose la salle ou ce que votre entreprise peut mettre à disposition, il vous faudra nécessairement du matériel supplémentaire.

    • En termes de décoration, un sapin de Noël semble ici tout indiqué. Mais attention, qui dit sapin dit évidemment guirlande et autres luminaires adéquats !
    • Si vous souhaitez mettre en place un temps de présentation ou de paroles, il vous faudra en plus un écran, un micro et un projecteur (pensez à tous les fils de connexion ( ; )
    • En ce qui concerne la sono, il vous faudra également prévoir tout le matériel adéquat.

Si vous ne savez pas à quelle structure extérieure demander pour ce type de matériel, vous pouvez interroger les responsables de la salle. Ils auront sûrement des partenaires avec lesquels ils travaillent souvent à vous recommander !

Vous prévoyez de célébrer votre Arbre de Noël d’entreprise en région parisienne ? Vous avez envie d’un devis traiteur sur-mesure ? Faîtes votre demande en ligne dès maintenant ! (:

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