Organisation de séminaire : 16 étapes détaillées

Toute entreprise souhaitant créer une relation durable avec ses collaborateurs doit maîtriser l’art rigoureux de l’organisation de séminaire ! Que vous en ayez déjà créé 1 ou 100, l’organisation de séminaire d’entreprise est une tâche complexe et fastidieuse qui nécessite une précision indéniable. Que ce soit pour un lancement de produit pour 200 salariés ou un séminaire de formation pour 10, la logique d’organisation est la même : Rechercher, Designer, Planifier, Coordonner & Evaluer. Dans un monde où le télétravail et le digital prennent de plus en plus de place, il est évident qu’un moment d’échange physique est plus que bénéfique pour une entreprise.

Ce qu’il faut faire en priorité absolue & le plus tôt possible

Une fois que vous obtenez les autorisations dont vous avez besoin pour l’organisation de votre séminaire d’entreprise (au minimum 4 à 6 mois avant votre événement), il est temps de réaliser toutes les tâches listées ci-dessous. Plus vous les ôterez rapidement de votre to-do list, mieux ce sera !

    1) Définir son objectif de façon claire

    Avant toute chose, définissez l’objectif global de votre séminaire et sur cette base, établissez une liste de sous-objectifs.

    Former les participants

    Ici vous vous lancer dans l’organisation de séminaire de formation ! Nous avons écrit un article dédié à ce sujet. Dans le cas d’un séminaire de formation, vous aurez besoin de calme et de travaux pratiques pour que les participants puissent acquérir facilement de nouvelles compétences !

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      Réfléchir à une problématique

      Ici, vous tablez sur l’organisation de séminaire de direction ou de management dont le but est de résoudre une problématique inhérente à l’entreprise. Veillez à ce que les ateliers, la disposition de la salle ou autre soit propices à la discussion, aux échanges.

      Motiver les participants

      L’objectif de ce type de séminaire est, comme son nom l’indique de rebooster les collaborateurs. Favorisez ainsi les activités de teambuilding, les moments d’échanges et de partage.

      2) Choisir le bon format

      En ligne, en personne ? Cela dépend bien évidemment des restrictions COVID en vigueur, du lieu et de la date ! Tous ces éléments peuvent compliquer l’organisation de séminaire surtout ceux à grande échelle. Si vous avez besoin de réduire le nombre de participants pour des raisons sanitaires, un format hybride est également possible. Il permettra de réduire le nombre de participants tout en touchant quand même un public large.

      3) Définir son budget

      L’idéal serait évidemment de définir un budget précis. Mais bien sûr, c’est plus difficile à dire qu’à faire et même les plus grands experts de l’organisation de séminaire en sont conscients. Ce que nous vous conseillons est de remplir les catégories dont vous ignorez le coût exact avec une approximation à la hausse. Faîtes quelques recherches pour trouver des prix et déterminez un prix relativement élevé. Cette étape vous garantira un budget plutôt réaliste tout en vous laissant une marge de sécurité au cas où des dépenses impromptues se présenteraient !

      4) Choisir la date

      Lorsqu’on en vient à l’organisation de séminaire, nous conseillons fortement de choisir deux dates : une idéale et une de sécurité.

      Evidemment, la date dépend de l’agenda de votre structure ! Toutefois, si vous êtes un peu juste au niveau du budget, nous vous conseillons de réserver plutôt une date en début de semaine. La majorité des séminaires sont organisés les jeudis ou vendredis. Donc vérifiez les disponibilités pour un séminaire le lundi ou le mardi !
      Avant toute chose, définissez l’objectif global de votre séminaire et sur cette base, établissez une liste de sous-objectifs. 

        5) Chercher des intervenants

        Tout d’abord, recherchez et choisissez les intervenants adéquats en fonction de l’objectif de votre séminaire. Une astuce consiste à effectuer des recherches sur des séminaires d’entreprises aux thèmes similaires et de jeter un œil aux intervenants. Une fois que vous avez créé une short-list des intervenants qui vous plaisent, contactez-les puis réglez les éléments suivants : la date de disponibilité, la rémunération, la durée et le contenu du discours. 

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          6) Chercher un lieu & des fournisseurs

          Pour un séminaire en chair & en os, vous aurez évidemment besoin de chercher un lieu. Ensuite, suivez ces étapes : 

            • Sélectionnez la zone géographique idéale et identifiez tous les lieux qui correspondent à votre besoin
            • Définissez le nombre de participanbts (cela permettra évidemment de définir vos besoins en termes de salle !)

          Attention, avant de signer quoi que ce soit, assurez-vous d’avoir la réponse aux 7 questions suivantes :

            • Quelle est la politique d’annulation ?
            • Si j’annule ma réservation et que la salle trouve quelqu’un pour me remplacer, dois-je quand même payer des frais ? A quelle hauteur ?
            • Que se passe-t-il s’il y a moins de participants que prévu ? (cette question est cruciale notamment si vous avez réservé des services supplémentaires).
            • Qu’est-ce qui est inclus dans le prix ?
            • Quelle est la capacité WIFI et à quel prix ?
            • Puis-je choisir mes fournisseurs ou me sont-ils imposés ?
            • A partir de quand puis-je accéder au lieu pour mettre en place la salle ?
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          7) Choisir le traiteur

          Les pauses déjeuners, dîners ou cafés sont extrêmement importantes lors d’un séminaire. En effet, elles redynamisent l’audience et permettent aux participants de se dégourdir les jambes et bien sûr, de se désaltérer. Faut-il encore qu’il y ait du café ou de quoi manger sur place ! Ainsi, contactez des traiteurs qui sont en phase avec l’esprit du séminaire. Par exemple, il serait dommage d’organiser un séminaire de formation sur la nouvelle politique RSE de votre structure et d’avoir un traiteur qui n’ait pas un positionnement RSE cohérent !

          La plupart du temps les salles imposent leurs traiteurs. Mais si ce n’est pas le cas, contactez-en plusieurs pour obtenir des devis et des conseils. Pour l’organisation de séminaire, nous proposons, en tant que traiteur événementiel éco-responsable tout un panel de formules ½ journée, journée entière ou autre ! Mais jetez-y plutôt un œil ( : !

          Organisation de séminaire : J-90 | Le diable est dans les détails

          Vous avez la structure de votre séminaire et avez contacté toute une liste de prestataires.

          8) Vérifier les détails avec les intervenants

          Le séminaire approche et il vous reste certains détails à régler, comme la rémunération des intervenants et la signature des contrats. Demandez en plus aux intervenants de vous fournir quelques photos ainsi qu’une petite description. Ces éléments alimenteront votre site web ou landing page (externe ou interne en fonction du type de séminaire que vous organisez !).

          En outre, si vous avez fait le choix d’un séminaire physique, vous pouvez commencer à partager les détails du trajet et de l’hébergement si besoin.

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          9) Définir l’emploi du temps

          Qui parlera de quoi, quand ? A quelle heure placez-vous les pauses ? Dans le cadre de l’organisation d’un séminaire interne à votre structure, veillez à alterner les activités de détente et de concentration ! En outre, assurez-vous que chaque intervenant dispose d’assez de temps pour donner son avis sur ses heures de passage avant de finaliser votre agenda.

          Une fois que vous aurez eu les retours des intervenants, partagez l’emploi du temps avec les personnes décisionnaires !

          10) Les finances

          Refaites un point sur vos finances et mettez en place un système d’inscription ou de billetterie pour que les participants commencent à s’inscrire.

          11) Commencer à en parler

          Si le séminaire est interne à l’entreprise, envoyez les premiers mails d’information et de promotion de cet événement. Parlez-en régulièrement pour que personne n’oublie ! Pourquoi ne pas mettre à jour l’outil interne de votre entreprise pour faire la promotion de votre séminaire. Si le séminaire est externe à l’entreprise, créez votre site et ouvrez la billetterie !

          12) Organisation de séminaire : Tout mettre à plat

          Ici, parcourez minute par minute l’agenda prévu et vérifiez que rien ne soit laissé au hasard. C’est le moment pour vérifier avec votre traiteur événementiel le détail des menus, en tenant compte des besoins alimentaires de chacun. De plus, réservez l’équipement nécessaire (décorations, système de son etc) et passez en revue les besoins en termes de vestiaires/sécurité etc.

          Cette phase est également le moment de faire un point sur toutes les autorisations dont vous avez besoin. Avez-vous besoin de permis ou de licences spéciales ?

          Enfin, pensez à une signalétique particulière en amont et pendant votre séminaire ! Si vous avez opté pour un webinaire, c’est le moment de tester différentes plateformes et de voir laquelle vous convient le mieux.

          Organisation de séminaire : J-60 | Que la répétition commence !

          Il ne reste plus que deux mois avant le début de votre séminaire et croyez-nous, à partir de maintenant, le temps va passer très vite. Voici ce sur quoi vous devez à présent vous concentrer.

          13) Convaincre de venir

          Si en organisant votre séminaire, vous n’avez pas rendu la présence obligatoire (dans le cas d’organisation de séminaire interne à l’entreprise), il est grand temps d’attirer les foules. Il est inutile de préciser que cette phase est évidemment cruciale. A partir de maintenant et au cours des prochaines trois à quatre semaines, envoyez régulièrement des emails d’informations. De plus, insistez sur le fait que les inscriptions sont limitées dans le temps !

          Dans le cas où votre séminaire est externe, ne lésinez pas sur le retargeting (ciblage publicitaire d’internaute ayant déjà visité votre site au cours des X jours précédents) surtout pour les internautes ayant commencé à remplir le formulaire d’inscription/d’achat, mais ne l’ont pas terminé !

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          14) Finaliser l’agenda et les scripts

          Partagez l’emploi du temps avec tous vos intervenants pour que votre séminaire se déroule comme vous le souhaitez. Validez le discours/slide de chaque intervenant pour être sûr que vous êtes toujours sur la même longueur d’onde.

          15) Communiquer auprès des décisionnaires

          C’est le moment de communiquer le nombre final de participants à toutes les personnes décisionnaires, les actionnaires, les intervenants ou éventuellement les sponsors ! Ainsi, ils sauront à quoi s’attendre.

          16) Confirmer les horaires avec vos fournisseurs

          Confirmer de nouveau les horaires avec tous vos fournisseurs. Contactez de nouveau votre traiteur événementiel, l’équipe de décoration, les intervenants, l’entreprise de location de matériel, les intervenants et communiquez-leur le détail de votre agenda.

           

          Nous espérons que cet article vous aura été utile ! Si votre salle vous le permet, n’hésitez pas à passer par Le Vélo du Soir, traiteur événementiel pour vous accompagner sur l’organisation de séminaire !

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