Introduction
Lorsque l’on prévoit un événement pour 500 personnes, nous avons tendance à chercher un traiteur renommé qui puisse apporter des garanties de son expertise et ce, même s’il ne correspond pas nécessairement à nos attentes écologiques, économiques ou thématiques. Mais si vous connaissiez vous-même tous les enjeux d’un événement à 500 personnes du point de vue du traiteur, vous pourriez anticiper de très nombreux éléments et auriez ainsi un plus large choix. C’est pourquoi, si nous partageons cet article, c’est justement pour que vous compreniez tous les enjeux rencontrés par un traiteur 500 personnes et ce même si vous ne passez pas par un grand nom. Vous pourrez ainsi anticiper, prévoir et juger de l’expertise des traiteurs événementiels sélectionnés. Attention, ici nous ne parlons pas d’évéments ou de repas assis, mais bien de buffets déjeunatoires ou cocktails debout.
1. Quelles quantités & type de pièces : Traiteur 500 personnes
A. Quelle quantité de pièces ?
S’il y a bien une règle à garder en tête c’est celle-ci : Plus on est, moins on mange ! Nous avons observé cela à des très nombreuses reprises et pouvons avec certitude vous en attester.
Dès lors, pour un traiteur 500 personnes, nous vous conseillons :
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- 1 & 2 bouchées/pers. = Petit-Déjeuner & Pause
- 16 – 18 bouchées/pers. (consistant) = Buffet déjeuner
- 6 – 7 bouchées/pers. = Cocktail apéro/apéritif/afterwork
- 18 – 19 bouchées/pers. (consistant) = Cocktail dînatoire ou apéro dînatoire
Attention, ne comptez pas vos buffets en pièces mais en bouchées. Si une bouchée correspond à 20g, une pièce peut représenter une bouchée comme deux, trois ou quatre. Choisir un buffet à 10 pièces peut ainsi tout et rien dire. Un buffet à 10 pièces peut être beaucoup trop léger (si chaque pièce correspond à une bouchée) comme beaucoup trop copieux (si chaque pièce coprrespond à 2 ou 4 bouchées par exemple). C’est pourquoi, ne tombez pas dans le piège classique et comptez toujours en bouchées.
B. Quel type de pièces proposer ? – Traiteur 500 personnes
Taille des pièces
Favorisez les pièces avec le moins de bouchées possibles. Pourquoi ? Les pièces avec des contenants (comme des verrines ou timbalines de salades individuelles par exemple) vont limiter les allers-retours des convives vers le buffet. CEPENDANT, ces mêmes pièces vont augmenter considérablement le volume de déchets créés. (1) Pour des raisons écologiques, ce n’est pas optimal. (2) Economiquement parlant, vous devez prévoir encore plus de service dédié uniquement au nettoyage du buffet.
Proposer du chaud, est-ce bien malin ?
La présence de pièces chaudes rajoute une difficulté, mais ce n’est pas pour autant impossible, loin de là ! Au contraire, c’est même largement apprécié et tout à fait possible si tout est bien maîtrisé du côté du traiteur 500 personnes.
C. Nos conseils traiteur 500 personnes
TOUJOURS demander combien pèse (aussi appelé grammage) chaque pièce proposée dans le menu du traiteur pour comprendre vraiment les quantités proposées.
2. Quelles quantités & type de boisson : Traiteur 500 personnes
A. Quelle quantité de boisson ?
- 1 verre de smoothie/jus ou soft/pers. + 1 café&thé/pers. = Petit-Déjeuner & Pause
- 1,5 verres/pers. = Buffet déjeuner
- 1,5 verres/pers. = Cocktail apéritif/apéro/afterwork
- 2verres/pers. = Cocktail dînatoire ou apéro dînatoire
B. Quel type de boissons ?
Instinctivement, plus on reçoit de convives, plus ou souhaite proposer une grande diversité de boissons. Ce qui est une très bonne pratique soit dit en passant ! Toutefois, ce n’est pas une raison pour proposer une variété de chaque à tous les convives. Au sein des 500 convives de votre événement, certains ne boiront pas, d’autres boiront avec vigueur et le tout s’équilibrera. Faîtes un mélange de chaque boisson et prévoyez en tout le nombre de verre de tous types d’alcool par personne que vous souhaitez proposer. En pratique, pour 500 personnes, ne prévoyez pas 500 bières par personne + 500 verres de vin rouge + 500 verres de vin blanc. Prévoyez plutôt 250 bières, 165 verres de vin rouge & 85 verres de vin blanc par exemple. Le danger est évidemment de vous retrouver avec des quantités astronomiques de bouteilles sur les bras, et ce ne sera absolument pas pratique. Croyez-nous !
Sachez que si vous avez une question, ou un événement spécifique en tête, vous pouvez remplir le formulaire de devis/menu sur-mesure qui nous permettra de revenir vers vous avec une offre au plus proche de vos attentes !
3. Durée du buffet & de mise en place : Traiteur 500 personnes
A. La durée du buffet ou du cocktail en lui-même
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- 1h00 – 1h30 = Petit-Déjeuner & Pause
- 1h30 – 2h30 = Buffet déjeuner
- 1h00 – 2h00 = Cocktail apéritif/apéro/afterwork
- 1h30 – 3h00 = Cocktail dînatoire ou apéro dînatoire
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B. La durée de mise place & rangement
La durée du buffet ou du cocktail en lui-même ne change pas significativement selon le nombre de convives.
Cela dit, le temps de préparation de la salle et dans les cuisines peut varier du simple au double. Pour un cocktail dînatoire à 500 personnes, les personnes réalisant le service devront être sur place au moins 2 à 3 heures avant (contre 1h00 à 1h30 pour de plus petits événements). Comptez le même temps pour le rangement à la fin de l’événement. En résumé : prévoyez entre 2h00 & 3h00 pour la mise en place et 2h00-3h00 heure pour le rangement.
4. La mobilité des convives
A. Penser la mobilité
Cette question est cruciale et doit être prise à bras le corps dès le début de l’organisation de votre événement. Par exemple, placer un buffet ou un bar à l’entrée de votre événement est le moyen le plus certain de créer une file d’attente contraignante et de bloquer l’entrée. Il est ainsi fortement conseillé d’espacer au mieux vos bars, vos buffets etc. Ainsi, comment faire ?
Maximiser le nombre de pôles sans pour autant abuser des buffets morts.
Ici, le titre a presque déjà tout dit. Il vous faudra espacer les pôles, sans pour autant en placer à outrance au risque que vos buffets paraissent vides. Nous ne pouvons malheureusement pas vous donner de règles, de directives fixes car cela dépend beaucoup trop du type de lieu. Cela dit, si votre événement de 500 personnes se déroule en Ile-de-France ou à Paris, vous pouvez nous écrire pour en parler.
A-t-on vraiment besoin de mange-debout ?
Alors, ce n’est pas obligatoire mais largement conseillé. En effet, les manges-debout habillent une pièce, leur utilité principale est esthétique. Par exemple, si vous en prévoyez 10 (pour une salle rectangulaire capable d’accueillir 500 personnes, c’est le nombre maximum de manges-debout conseillés), sachez que seuls 4 à 5 personnes pourront se réunir autour. Et 50 personnes (5 personnes maximum pour 10 manges-debout : 5*10 = 50 personnes) sur 500, cela est dérisoire. Et c’est pourquoi il vous faudra miser sur du passage plateau que ce soit pour les boissons ou les pièces.
Le passage plateau & votre événement de 500 personnes
Il est presque impossible d’envisager un événement à 500 personnes sans passage plateau. En effet, si vous n’en proposez pas, les convives vont s’agglutiner autour des buffets et déserter le milieu de votre salle (si cette dernière est rectangulaire par exemple.)
B. Partagez le plan d’implantation et faîtes repérer le lieu
Rien de surprenant ici, mais nous souhaitions quand même le répéter.
Envoyez au plus vite les plans de votre salle au traiteur, pour qu’il créé avec vous le plan d’implantation des buffets et des bars. Cela peut avoir un impact sur le montant du devis. Par exemple, si vos cuisines sont situées très loin des buffets, il faudra compter davantage de maîtres d’hôtel que si ces dernières sont positionnées juste à côté. Ainsi, sans plan d’implantation le devis ne pourra être final. Partagez donc au plus vite les plans, avec les traiteurs que vous contactez.
5. Quantités de tables, bars & personne en service ?
A. Tables & bars
Evidemment, cela dépend de la salle et de sa capacité initiale ! Mais, en règle générale nous conseillerions :
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- Pour un petit-déjeuner & une pause, comptez entre 7 & 8 tables maximum.
- Pour un buffet déjeuner ou un cocktail dînatoire, comptez plutôt entre 10 & 12 tables.
B. Combien de personnes en service ?
Au risque de nous répéter, cela va dépendre du lieu. Mais, en règle générale nous conseillerions :
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- Entre 10 et 12 personnes en service.
6. Traiteur 500 personnes : Prix
Il nous sera impossible de vous donner un prix fixe, car il y a de très nombreuses variables à prendre en compte. CEPENDANT, sous chacune des formules de notre site figure un outil qui vous permettra de simuler un devis. Il a été à l’origine créé pour des plus petits événements, mais il pourra tout de même vous donner une idée globale du prix auquel vous pouvez vous attendre. Cliquez par exemple sur la formule « Passage du Brie » pour tester les différentes options disponibles.
Sinon, demandez-nous un devis/menu sur-mesure et nous vous recontacterons avec un première offre au plus proche de vos attentes.
Pour vous donner une idée des prix par personne :
~ 3€ – 15€ HT / pers. = Petit-Déjeuner & Pause
~ 15€ – 80€ HT /pers. = Buffet déjeuner
~ 5€ – 50€ HT /pers. = Cocktail apéro / afterwork / apéritif
~ 17€ – 85€ HT /pers. = Cocktail dînatoire ou apéro dînatoire
Les éléments qui expliquent une telle différence de prix pour chaque prestation :
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- Le type des pièces et la créativité culinaire cachée derrière chacune d’elle
- Les pièces chaudes
- Le positionnement en matière de prix du traiteur (cela semble assez évident à vrai dire ! )
- Si les pièces sont fraîches ou congelées
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