Introduction
Lors d’un événement avec 200 convives, nous avons tous comme premier réflexe de contacter un traiteur avec des références fortes, des garanties, et ce, même s’il n’est pas en parfaite adéquation avec nos objectifs écologiques, budgétaires ou thématiques. Nous vous proposons ainsi cet article pour que vous compreniez une grande partie des enjeux d’un traiteur 200 personnes. Ainsi, il vous saura plus facile d’anticiper chaque élément perturbateur de votre événement. Vous aurez ainsi le choix parmi l’ensemble des traiteurs.
Note : cet article ne concerne pas les événements ou les repas assis mais ne se focalise que sur les cocktails ou buffets debout.
1. Pièces : Quantités & typologie – Traiteur 200 personnes
A. Traiteur 200 personnes : Quantités de pièces
La règle à retenir est simple : Plus on est, moins on mange !
Nos conseils traiteur 200 personnes :
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- Petit-Déjeuner & Pause : 1 & 2 bouchées/pers.
- Buffet déjeuner : 16 – 18 bouchées/pers. (consistant)
- Cocktail apéro/apéritif/afterwork : 6 – 7 bouchées/pers.
- Cocktail dînatoire ou apéro dînatoire = 18 – 19 bouchées/pers. (consistant)
Note : réfléchissez à vos quantités en volume de bouchées/pers. plutôt qu’en volume de pièces/pers. Une bouchée correspond à environ 18-20g, alors qu’une pièce peut valoir 1 – 2 – 3 voire 10 bouchées. Conclusion : si votre traiteur vous propose un buffet à X pièces, demandez-lui de traduire le tout en nombre de bouchées.
B. Type de pièces
Le volume des pièces
Notre conseil traiteur : Favorisez les petites voire très petites pièces, facilement mangeable à la main.
Pourquoi ?
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- Moins de déchets (comparé à des verrines, petites salades par exemple)
- Moins de service dédié juste au nettoyage des buffets.
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Suis-je dans l’obligation de proposer du chaud ?
Les pièces chaudes sont toujours appréciées sur les buffets, mais elles représentent de façon évidente un coût supplémentaire.
2. Traiteur 200 personnes : quantités & type de boissons
A. Quantités de boissons
- Petit-Déjeuner & Pause = 1 café&thé/pers. + 1 verre de smoothie/jus/soft par personne
- Buffet déjeuner = 1,5 verres/pers.
- Cocktail apéritif/apéro/afterwork = 1,5 verres/pers.
- Cocktail dînatoire ou apéro dînatoire = 2 verres/pers.
B. Types de boissons
Lorsqu’on organise un événement à 200 personnes, il est normal de se dire que l’on doit proposer une grande diversité de boissons. Toutefois, le risque est de vous retrouver avec un très grand nombre de bouteilles non-entamées à la fin de la prestation.
Concrètement, si vous voulez proposer du vin et de la bière, ne prévoyez pas 200 bières, 200 verres de vin rouge et 200 verres de vin blanc. Mais plutôt 100 bières, 65 verres de vin rouge et 35 verres de vin blanc.
Si vous avez une question, n’hésitez pas à remplir le formulaire de devis/menu sur-mesure. Nous reviendrons vers vous avec une offre au plus proche de vos attentes.
3. DURÉE de l’événement & MISE EN PLACE : TRAITEUR 200 PERSONNES
A. La durée de l’événement en lui-même
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- Petit-Déjeuner & Pause : 1h00 – 1h30
- Buffet déjeuner : 1h30 – 2h30
- Cocktail apéritif/apéro/afterwork : 1h00 – 2h00
- Cocktail dînatoire ou apéro dînatoire : 1h30 – 3h00
B. La durée rangement & mise en place
Si la durée de l’événement en lui-même ne va pas changer significativement en fonction du nombre de convives, la durée de mise en place & de rangement, elles, varient.
Dans le cadre d’un cocktail dînatoire à 200 personnes, le service devra être présent au moins 1h30 à 2 heures avant le début de l’événement et pratiquement autant, pour ranger, après votre événement (contre 1h00 à 1h30 pour de plus petits événements).
4. Bien penser la mobilité de vos invités
A. Réfléchir aux emplacements
Placer un bar ou un buffet à l’entrée de votre événement est la méthode la plus certaine pour créer une longue file d’attente avant même que les convives ne soient entrés dans l’espace principal. Dès lors, comment faire ?
Maximiser le nombre de pôles, mais ne pas abuser des buffets morts.
Veillez à espacer les pôles au mieux, mais sans en abuser, sinon vos buffets paraîtront vides.
Evidemment, on ne peut pas ici vous donner une astuce qui fonctionne à chaque fois, parce que cela dépend directement du lieu dans lequel vous organisez votre événement. D’ailleurs, s’il se déroule en Ile-de-France, ou à Paris, écrivez-nous pour qu’on en discute ensemble.
Les mange-debout sont-ils vraiment nécessaires ?
Alors, non ce n’est pas obligatoire, mais largement conseillé :
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- Ils habillent une grande pièce
- Permettent à une (petite) partie des convives de se reposer.
Le passage plateau, l’arme secrète d’un traiteur 200 personnes
Il est très difficile d’imaginer un événement à 200 personnes sans passage plateau. Tout simplement parce que si vous n’avez pas de passage plateau et en fonction de votre salle, les convives vont se regrouper autour des buffets et délaisser le centre de la pièce. Contactez-nous, si vous avez besoin de plus d’informations !
B. Partagez le plan de la salle, le plan d’implantation et faîtes repérer le lieu
Ceci n’est pas une astuce mais simplement une bonne pratique évidente. Envoyez les plans de la salle au traiteur ainsi que le plan d’implantion des autres activités prévues et faîtes-lui visiter les lieux ! C’est absolument crucial. En effet, le montant d’un devis peut évoluer en fonction de la salle. Par exemple : si les cuisines de la salle sont situées à 50m des buffets, on comprendra qu’il y aura besoin de plus d’aller-retour que si ces derniers sont situés à 3m ! Il y aura ainsi besoin de davantage de service pour compenser.
5. Tables, bars & service
A. Combien de tables/bars ?
Pour un buffet déjeuner ou un cocktail dînatoire, comptez entre 7 & 8 tables en tout (table de 1*2m.). Attention, cela dépend évidemment de la salle est n’est ici qu’à titre d’indication !
B. Combien de personnes en service ?
Pour un événement à 200 personnes (buffet ou cocktails) comptez entre 5 & 6 personnes en service.
6. TRAITEUR 200 PERSONNES : Combien ça coûte ?
A. Ce n’est pas si simple
Il est pratiquement impossible de répondre à cette question, tout simplement parce qu’il y a beaucoup trop d’éléments à prendre en compte qui influent sur le prix (salle, volume de bouchées/pers., animations, type de boissons… etc). CEPENDANT, nous avons créé un outil gratuit sous chacune de nos formules qui vous permet d’ajouter/retirer des options pour observer l’évolution des prix. Cliquez sur cette formule cocktail dinatoire pour tester l’outil.
B. Ordre de grandeurs
Si vous souhaitez tout de même avoir une idée des prix :
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- Petits-déjeuners & Pauses : 3€ HT / pers.
- Buffet déjeuner ou buffet déjeunatoire : environ 15 -80€ HT /pers.
- Cocktail apéro : environ 5-50€ HT /pers.
- Cocktail dînatoire ou apéro dînatoire : environ 17-85€ HT /pers.
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Comment expliquer une fourchette de prix aussi large ? C’est simple, plusieurs éléments peuvent contribuer à hausser les prix :
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- Y-a-t-il des pièces chaudes ?
- Des animations ?
- Comment est réalisé le sourcing des matières premières ?
- Les pièces sont-elles surgelées ?
- Comment se positionne le traiteur ?
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Nous espérons que l’article vous a été utile ! Notez que, si l’événement à 200 personnes que vous organisez, se déroule à Paris ou en Ile-de-France, vous pouvez nous contacter ou remplir le formulaire de devis/menu sur-mesure pour que nos équipes vous envoient une proposition au plus proche de vos attentes !
