Organiser cocktail dinatoire pour 100 personnes
Introduction
1. Le lieu
2. Zoom sur le traiteur
3. Le matériel & mobilier
4. Toutes les formalités
Introduction
Avant de commencer, nous précisons que, dans cet article nous nous adressons aux organisateurs et organisatrices qui souhaitent organiser un cocktail dînatoire pour 100 personnes à l’extérieur (comprendre hors de chez soi et non à l’air libre) et ainsi passer par un traiteur événementiel dans l’organisation de leur cocktail dînatoire pour 100 personnes. Attention, si vous souhaitez organiser un cocktail dînatoire pour 100 personnes dans le cadre d’un mariage, nous avons un article dédié à ce sujet !
1. Réservez un lieu (cocktail dînatoire 100 personnes)
A moins que vous n’ayez déjà une salle en tête à côté de chez vous, prenez le temps de parcourir internet et ses nombreuses pages pour trouver votre salle perle rare. En outre, la grande majorité des salles vous indique leur capacité (ce qui lorsqu’on organise un cocktail dînatoire pour 100 personnes est un élément évidemment crucial !).
A. Prix
Pour une location d’une nuit, à Paris le prix peut varier entre 400 & 1000€ la salle.
B. Informations cruciales
Les informations cruciales à avoir en tête lorsque l’on est à la recherche d’une salle événementielle :
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- Quelle est la capacité de la salle ? (Attention au piège « debout & assis » puisque ce ne sont pas les mêmes demandes !)
- A quel point la salle est-elle facile d’accès ?
- Ce lieu est-il calme et conforme à l’esprit de votre événement ? Ce ne sera pas le même endroit si vous organisez un cocktail dînatoire de 100 personnes dans le cadre d’une entreprise ou dans le cadre d’un anniversaire de 30 ans par exemple !
- De quelle heure à quelle heure puis-je rester dans cette salle ? (certaines salles, particulièrement en ville, ferment après une certaine heure de la nuit pour des questions de voisinage)
- Quel type de matériel est présent sur place (s’il y a déjà des tables, un système de son par exemple, cela vous permettra de ne pas avoir à passer par une autre structure spécialisée ensuite.)
- Demandez la plaquette des salles pour avoir le PLUS d’informations possibles !
C. Petites astuces
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- Cherchez une salle qui si possible, n’impose pas sa liste de traiteurs. En effet, quand on loue une salle qui possède déjà ses traiteurs référencés, on ne peut pas vraiment choisir le traiteur que l’on préfère en termes de prix, d’éthique, de régimes alimentaires ou tout simplement de goût. Ainsi, cela peut-être un réel frein à l’organisation d’un cocktail dînatoire pour 100 personnes. Ceci n’est évidemment qu’un conseil.
- Pensez à bien lire les petites lignes portant sur l’assurance délivrée par votre salle. On n’est jamais trop prudent et on ne sait jamais ce qu’il peut arriver. Soyez ainsi particulièrement vigilants sur ce point (:
2. Alimentation & traiteur événementiel (un cocktail dinatoire 100 pers)
Le simple fait d’organiser un cocktail dînatoire pour 100 personnes implique que vous allez faire d’innombrables allers-retours avec les différentes sociétés (salle, traiteur & matériel). Ainsi, pour vous économiser de très précieuses heures, (surtout si vous contacter plusieurs traiteurs événementiels en même temps), vous trouverez ci-dessous une liste de toutes les informations à fournir aux traiteurs événementiels, pour qu’ils n’aient plus que le devis à vous envoyer. De plus, si vous souhaitez passer par un traiteur éco-responsable, nous avons justement écrit un article sur comment départager en quelques questions les vrais traiteurs éco-responsables des faux.
Si vous vous interrogez sur le prix (ce qui est totalement normal), sachez que nous avons créé un outil en ligne qui vous permet de simuler directement un devis pour un cocktail dînatoire ! Pour en savoir plus, cliquez sur une formule de cocktail dînatoire qui vous plaît et observer les montants des devis !
A. Informations Cruciales à donner au traiteur événementiel :
- Nombre de convives
- Date, heures de la prestation & adresse exacte
- Est-ce que vous souhaitez du personnel sur place ?
- Si vous avez besoin de personnel : à quelle heure souhaitez-vous que les buffets soient totalement prêts et à quelle heure souhaitez-vous qu’ils soient rangés ?
- Pas besoin de personnel : à quelle heure souhaitez-vous être livrés ?
B. Nos conseils traiteur événementiel
Essayez d’inclure des animations culinaires qui correspondent à l’esprit que vous souhaitez pour votre événement. Concrètement, si vous organisez un cocktail dînatoire pour 100 personnes dans le cadre d’un anniversaire, on peut imaginer une animation culinaire beaucoup plus décontractée qu’un cocktail dînatoire pour 100 personnes dans le cadre d’un lancement de produit par exemple. Enfin, gardez en tête que les animations sont funs, ludiques et toujours les bienvenues pour donner de l’énergie aux événements.
- Précisez que ce dont vous avez besoin est d’un cocktail dînatoire (le traiteur événementiel comprendra ici que la prestation remplace un repas et se doit d’être consistant contrairement à un cocktail apéritif par exemple !)
- Souhaitez-vous des boissons, si oui, lesquelles ?
- Avez-vous besoin de verrerie ? Si oui, verrerie jetable ou en dur ?
- Est-ce que vous avez besoin de mobilier (tables, mange-debout, chaise…) ?
- Quel est votre budget ? Note : (1) Précisez si vous parlez en HT ou en TTC ! (2) Evidemment, prévoyez de retirer à votre budget total la location de la salle et le prix du matériel type sono ou décoration
- Enfin, fournissez toutes vos informations de bases type téléphone, mail & nom
Si la salle ne vous fournit pas tout le matériel dont vous avez besoin, il vous faudra dès lors passer par une société tierce. Demandez tout de même à la salle, elle aura certainement des recommandations en termes de sociétés de location de matériel événementiel !
Ce dont vous allez certainement avoir besoin de louer (si la salle ne le propose pas) :
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- Système Son (ici, on ne parle pas de DJ )
- Décoration
- Luminaires/guirlandes
- Ecran & Projecteurs
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4. Toutes les formalités
Pour l’organisation de votre cocktail dînatoire de 100 personnes, prévoyez de donner les informations suivantes à tous vos convives :
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- Dates, horaires & adresse exacte événement (Mine de rien, c’est quand même plus pratique)
- Les accès :
- Métro
- RER/TER
- Voiture (s’il y aura des places de parking sur le lieu)
- Bus
- Si vous avez un thème spécifique !
- Si vous demandez un dress-code spécifique
Et voilà ! On espère que cet article vous aura été utile ! Si jamais vous avez davantage de questions ou souhaitez observez par vous-même les prix de cocktail dînatoires, nous vous remettons un lien vers la catégorie de formule traiteur cocktail dînatoire ! Cliquez sur celui qui vous parle le plus et étudiez vous-même les prix avec les options que vous souhaitez ! (:
