Organiser un séminaire de formation :
1. Les objectifs
2. L’audience
3. Les grandes lignes du séminaire
4. Disposition de la salle
5. Pauses & repas
Le séminaire de formation est le moment idéal pour développer et mettre en avant le savoir-faire des collaborateurs. En tant qu’organisateur/organisatrice de séminaire de formation, votre objectif est évidemment de donner la meilleure formation possible, en incluant les différents modes d’apprentissages des participants. Nous vous révélons ici tous nos petits secrets pour bien organiser un séminaire de formation ! Vous verrez que dans cet article nous parlons des meilleures techniques de formations, comment dépasser les problématiques rencontrées ainsi que les meilleurs formats à mettre en place.
Pourquoi organiser un séminaire de formation ?
Question simple, réponse simple ! Quelques raisons d’organiser un séminaire de formation :
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- Gain de motivation
- Amélioration de la productivité
- Gain de compétences
- Baisse du turnover
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Simple, basique.
1. Identification & mise en place d’objectifs
Puisque vous organisez un séminaire de formation, l’objectif ultime de cette session doit être que les participants acquièrent de nouveaux savoirs, une nouvelle technique ou maîtrisent un nouvel outil par exemple. Quel que soit l’objectif final de votre séminaire de formation, il est primordial de l’écrire noir sur blanc et de le garder en tête constamment. En effet, tous les apprentissages, workshop, activités, icebreaker ou animations devront aller dans le sens de cet objectif précis. Une fois que vous aurez l’objectif global de votre séminaire de formation, définissez des micro-objectifs qui permettront de mesurer la réussite de l’objectif final.
2. Connaissance de son audience
C’est bon, vous avez identifié et défini clairement votre objectif final ainsi que les micro-objectifs. Maintenant, vient le tour de l’audience.
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- Qui participe ?
- Quels sont leurs rôles et leurs responsabilités dans ce domaine ?
- Quel niveau de connaissance ont-ils déjà en la matière ?
- Ont-ils déjà eu des formations dans ce domaine auparavant ?
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Vous l’aurez compris, plus vous aurez d’informations, de détails sur les participants, plus pour vous pourrez adapter le séminaire de formation au plus proches des attentes des convives. Communiquer avec un petit nombre d’entre eux avant l’événement peut vous permettre de mieux identifier leurs besoins et donc de mieux adapter votre séminaire ! Demandez-leur par exemple de remplir un formulaire ou un questionnaire rapidement avant le début du séminaire en indiquant ce qu’ils attendent de la formation, ce qu’ils ne souhaitent pas voir, ce qui serait susceptible de les ennuyer au plus haut point !
3. Dessiner les grandes lignes du votre séminaire de formation
Commençons par le commencement. Maintenant que vous avez défini vos objectifs & le type de participants à votre séminaire de formation, répondez aux questions suivantes :
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- Combien de sujets différents souhaitez-vous traiter ?
- En combien de séances ?
- Combien de workshops ?
- Quels types de workshops ?
- De quelles ressources avez-vous besoin ?
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Gardez en tête qu’un worshop doit porter sur le moins d’éléments différents d’apprentissages possibles. Plus votre atelier/workshop traitera de sujets différents, plus vous perdrez la concentration des participants. Ainsi, veillez à ce que chaque atelier porte sur le moins d’éléments différents à la fois.
Les petites astuces :
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- Pensez l’agenda des ateliers en fonction des priorités d’apprentissages.
- Placez des pauses régulières dans l’agenda pour maintenir le niveau de concentration
- Gardez en tête la fatigue post-déjeuner et prévoyez des activités dynamiques en ce sens.
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A. Être transparent sur vos attentes
Cela peut vraiment aider les participants et le formateur, d’expliquer clairement l’objectif de chaque session au début de ces dernières. Les participants sauront ainsi à quoi s’attendre et seront plus attentifs.
B. Mettre à l’aise
La première chose à faire de la journée sera de mettre à l’aise les participants. Commencez votre séminaire de formation par une activité qu’on appelle « icebreaker » permettant de réellement détendre l’atmosphère tout en créant un lien entre les participants. Cette partie est beaucoup plus importante qu’on ne le croit, donc préparez-la avec soin.
C. Bien apprendre & comprendre
Dans cette partie il y aura des moments d’enseignement, de présentation, puis de compréhension des concepts et de leurs enjeux et enfin d’activités pratiques. Ce dernier point malheureusement est trop souvent zappé, ou pas assez approfondi. Pourtant, l’aspect pratique d’une session de formation est crucial pour bien intégrer le concept. Vous pouvez également ajouter une nouvelle couche d’apprentissage en créant une discussion autour de ce sujet parmi les participants, des travaux de groupes ou bien des jeux de rôles (particulièrement utilisés en ce moment !).
Les petites astuces : Il y a un réel intérêt à fournir aux participants des supports physiques ou digitaux qui récapitulent tous les éléments d’apprentissage vu lors d’un atelier.
D. Résumer, c’est la clé
A la fin de la session, résumez à l’oral et sur les supports de communication digitaux ou physiques l’ensemble des éléments clés à retenir !
E. Evaluer pour s’améliorer
Votre séminaire de formation est fini, mais pas votre travail ! Vous aurez certainement à en réorganiser dans le futur et c’est pourquoi cette phase est essentielle ! Envoyez aux participants un bref formulaire post-séminaire qui vous permettra d’identifier vos axes d’amélioration pour l’organisation de vos futurs séminaires de formation !
4. Le choix méticuleux de la disposition de la salle
La question de la disposition de la salle est également très importante. En effet, chaque disposition correspond à des moments différents de la formation (enseignement, pratique, animation, icebreaker etc..) Dès que vous aurez l’agenda détaillé de votre séminaire de formation, divisé en workshop eux-mêmes divisés en plusieurs concepts clés d’apprentissages, vous pourrez penser à la disposition de la salle en fonction de chaque moment.
A. Le Format Cabaret
Avantage : parfait pour les grands groupes, encourage les participants à se déplacer et à discuter. Facilite la circulation des formateurs entre les participants.
Inconvénient : Certaines personnes ne verront pas nécessairement le tableau ou autre. Disperse l’attention et peut provoquer une perte de concentration.
B. Le mode cercle/cadre
Avantage : idéal pour les petits groupes, parfait pour favoriser les échanges !
Inconvénient : ce format n’est pas optimal pour les grands groupes, pour les tâches pratiques
C. Le mode écolier
Avantage : parfait pour tous les types de groupes et pour les petits groupes de travail, facilite la circulation des formateurs
Inconvénient : cela peut rappeler un peu trop l’école aux participants et être mal vécu par les participants !
D. Le mode théâtre
Avantage : Bonne visibilité de tous les participants, bien pour tous les groupes, idéal pour les présentations
Inconvénient : Difficile pour les formateurs de circuler parmi les participants, peu conseillé pour des activités pratiques de groupes
E. Le mode U
Avantage : idéal pour des présentations tout en permettant d’échanger directement avec les participants. Facilite aussi la circulation des formateurs parmi les participants. Idéal pour échanger entre participants.
Inconvénient : Peu sembler un peu trop formel, il peut y avoir des légers problèmes de visibilités des présentations !
5. Penser les pauses & repas de côté
Parce que les pauses sont d’une importance capitale pour revigorer et relancer l’attention des participants, nous conseillons au moins une pause dans la matinée et deux pauses dans l’après-midi sans compter la pause déjeuner. Prévoyez toujours un service de café, thé ou autres jus pendant ces pauses. Si vous êtes en région parisienne, vous pourrez ici voir toutes nos formules de pauses matin et après-midi.
A. Organiser séminaire de formation : le déjeuner en plateau repas
Avantage : Si vous êtes pressés par le temps, le plateau repas semble tout indiqué. Idéal pour les séminaires excentrés, loin de tout évitant ainsi aux participants de se déplacer pour manger !
Inconvénient : peu d’échanges puisqu’en règle générale, les plateaux repas sont consommés directement aux places occupées par les participants. Ca ne permet pas autant que d’autres pauses aux participants de couper vraiment la journée et risque d’avoir un impact sur la concentration de l’après-midi.
B. Organiser séminaire de formation : la pause déjeuner buffet sur place
Avantage : Plus convivial que les plateaux repas. Permet aux participants de bouger, discuter échanger debout. (On peut imaginer un buffet déjeuner, sans assiettes avec que des petites pièces à manger potentiellement debout).
Inconvénient : Les participants restent dans les mêmes locaux et ne coupent pas autant que s’ils sortaient à l’extérieur dans un restaurant.
C. Pause déjeuner de séminaire de formation : déjeuner à l’extérieur
Il peut être proposé et réservé par l’entreprise qui organise le séminaire de formation ou totalement libre.
Avantage : Permet de vraiment couper la journée en deux. Convivial. Apporte un nouveau moment de partage informel.
Inconvénient : Prend du temps supplémentaire qui n’est pas toujours disponible, demande une organisation supplémentaire pour la réservation du restaurant (attention aux différents régimes alimentaires dans le choix du restaurant !).
