La soutenance de thèse est l’épreuve universitaire qui vient clôturer la scolarité du doctorant ou de la doctorante. Il se compose d’abord d’un temps d’examen oral, puis d’une cérémonie. Au cours de cette dernière, qui découle finalement sur un pot de thèse (aussi appelé « pot de soutenance »), les proches, jurys et la famille se retrouvent autour de petits fours dans un esprit convivial et festif pour échanger et discuter.
1. Pot de thèse : Dois-je vraiment inviter beaucoup de monde ?
La réponse est bien évidemment NON. Rien ne vous oblige à inviter vos amis, votre famille ou autre à votre pot de thèse, si vous ne le souhaitez pas. Par peur de s’écrouler ou de faire un faux pas lors de l’examen, il est totalement compréhensible de ne pas vouloir avoir un public derrière soi.
Cependant, gardez en tête qu’une thèse est un sujet poussé, complexe et que la plupart des invités ne comprendront pas la moitié de ce que vous présentez aux jurys (ce qui est totalement normal puisque le sujet présenté est le résultat de plusieurs années de travail quotidien). Les invités qui seront derrière vous, ne seront pas là pour vous juger mais pour vous soutenir, vous accompagner dans cette ultime épreuve académique. Ainsi, n’hésitez pas à inviter les personnes qui comptent pour vous et clôturer officiellement et ensemble, cette période de votre vie.
2. Pot de thèse : Quand et quoi mettre dans l’invitation ?
Dès que vous recevez les pré-rapports, vous pourrez envoyer l’invitation de pot de thèse aux proches (ou moins proches d’ailleurs) que vous souhaitez inviter. Ce sont en effet les pré-rapports qui autorisent la soutenance !
Les informations essentielles à mettre dans l’invitation à la soutenance et ainsi au pot de thèse :
Nom, Prénom + Titre de la thèse + Nom des membres du jury + Heure d’arrivée requise & heure de la soutenance + Modalités d’accès au lieu (avec l’adresse bien évidemment)
La coutume est généralement de mettre dans cette invitation de soutenance une invitation au pot de thèse. Si jamais vous n’avez pas le temps pour cela, faîtes d’une pierre deux coups et indiquez directement dans l’invitation à la soutenance le « ticket » d’invitation au pot de thèse. Attention, précisez bien une date limite de réponse concernant l’invitation, pour anticiper le nombre de participants et prévoir ainsi les bonnes quantités de petits fours à proposer.
Petit plus sur les invitations : Vulgarisez en quelques phrases le thème de votre thèse de façon à la rendre plus compréhensible ou du moins donner des clés de compréhension à vos invités !
3. Pot de thèse : Réservation & organisation de la salle d’examen
La salle d’examen est dans la grande majorité des cas réservée par le directeur ou la directrice de thèse.
Checklist des choses auxquelles penser :
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- Avez-vous bien pris tous les documents nécessaires pour votre examen ? (ce serait quand même dommage d’oublier votre support de présentation!)
- Avez-vous pensé à des jus ou de l’eau pour le jury ?
- Etes-vous sûr ou sûre du nombre de places assises en fonction du nombre d’invités ?
- Etes-vous sûr ou sûre que tous vos proches trouveront facilement la salle d’examen ? Si non, faites une petite carte, ou un petit texte bien détaillé tel un GPS terrestre pour ne pas avoir à retrouver les proches perdus dans les méandres du bâtiment.
- Vous êtes-vous bien mis d’accord avec le traiteur sur l’heure de mise en place du buffet ?
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4. Pot de thèse & traiteur
Comme mentionné en introduction, le pot de thèse fête la fin d’une aventure académique longue et poussée. Un pot de soutenance a pour but de se retrouver autour d’un buffet, d’échanger et de vivre un réel moment de convivialité entre les participants aux parcours si différents !
A. La salle
Ici, pas besoin de réserver de salle car le pot de thèse se déroule au même endroit que l’examen dans la majorité des cas !
Note : le fait que le pot de thèse se déroule au même endroit que l’examen peut être un problème pour la mise en place parfois bruyante du traiteur. N’hésitez surtout pas à lui faire part de vos doutes et craintes.
B. Durée d’un pot de thèse
S’il se déroule le midi et que le buffet prévu remplace un repas, comptez entre 1h30 et 2h00.
Si vous souhaitez un pot de thèse au format cocktail apéritif, il durera entre 30min & 1h00 (c’est normal, un cocktail apéritif comporte moins de pièces et dure ainsi moins longtemps qu’un buffet consistant).
C. Quelles quantités de pièces ?
Pour un buffet qui remplace un repas (dans le cas d’un pot de thèse du midi), prévoyez entre 18 et 20 bouchées par personne (pour rappel, une bouchée équivaut à environ 20g, cf partie « qu’est-ce qu’une bouchée » ci-dessous).
Pour un pot de thèse prévu le soir, qui ne doit pas nécessairement remplacer un repas mais est davantage un cocktail apéritif, prévoyez plutôt entre 9 et 12 bouchées par personne. Si vous souhaitez que le cocktail soit plutôt dînatoire (donc qu’il remplace un repas) prévoyez, plutôt entre 18 et 20 bouchées par personnes.
Qu’est-ce qu’une bouchée ?
Que vous passiez ou non par un traiteur pour votre pot de thèse, ne raisonnez pas en nombre de pièces par personne mais en gramme/pers. Une pièce peut être très copieuse comme très légère. Ainsi, prévoir 15 pièces par personne peut tout et rien dire. Ainsi, pensez davantage votre buffet en gramme. Dès lors, pour un buffet ou un cocktail qui remplace un repas, prévoyez, en tout entre 360 et 400g de nourriture par personne en alternant les types et volumes de pièces (pièces en une bouchée et petites salades à 2 – 3 bouchées par exemple). Pour un cocktail apéritif, prévoyez plutôt entre 180 et 240g par personne !
D. Le type de pièce
Pot de thèse – midi
Si votre pot de thèse se déroule le midi, prévoyez un buffet complet, qui rassasie les convives sans pour autant perdre l’aspect convivial et festif du pot de thèse. Pour faire simple, prévoyez un buffet dont les pièces peuvent se déguster debout et qui favorise les échanges. Si vous fêtez votre pot de thèse ou votre soutenance à Paris, jetez un œil à nos formules buffet déjeuner pour vous inspirer !
Pot de thèse – soir
Pour un pot de thèse qui se déroule le soir, vous ne devez pas nécessairement prévoir un buffet qui remplace un repas. Vous pouvez tout simplement proposer un cocktail apéritif. Si vous souhaitez que votre buffet soit convivial, prévoyez des planches (charcuterie, fromage) à partager par exemple. Si vous le souhaitez plus formel, choisissez davantage des petites pièces !
E. Part du sucré
Si votre buffet de pot de soutenance remplace un repas, prévoyez environ 80% de pièces salées et 20% de pièces sucrées. Si vous avez plutôt prévu un cocktail apéritif, vous n’êtes pas obligé de prévoir des pièces sucrées (on vous le déconseille même au vu du nombre de pièces.).
F. Boisson
En termes de boissons, il y a assez peu de variations au sein des différents pot de thèse. En règle générale on y voit du champagne ainsi que des boissons soft (eau, jus, soda).
Comptez entre une et deux flûtes de champagne par personne. Pour rappel, une bouteille de champagne correspond à six verres. En ce qui concerne l’eau et le jus, prévoyez 2 verres d’eau/jus/sodas par pers.
G. Prix
Si votre buffet remplace un repas, par personne, comptez entre 18 et 49€ HT rien que pour la nourriture. Si vous proposez un cocktail apéritif, prévoyez (pour la nourriture encore une fois) entre 8 et 35€ par personne.
Qu’est-ce qui joue le plus sur le prix :
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- Présence de pièces chaude
- La complexité culinaire des pièces
- La qualité du sourcing des produits
- Si vous choisissez des produits frais VS produits surgelés
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